Експрес-обстеження, як підготовчий етап комплексного впровадження

Експрес-обстеження підприємства здійснюється на підготовчому етапі впровадження, тобто після отримання пропозиції про виконання проєкту, але до укладання договору впровадження. Метою такого обстеження є у відносно стислі строки надати команді впровадження необхідний і достатній рівень розуміння особливостей об'єкта впровадження, його поточний рівень автоматизації, вимоги, які висуваються до результатів автоматизації,  на рівні керівництва компанії і очікування ефекту від впровадження на рівні основних груп користувачів майбутньої інформаційної системи.
В процесі експрес-обстеження бізнес-аналітиком здійснюється збір й аналіз інформації, зокрема:

• з'ясовуються стратегічні та оперативні цілі впровадження, як на рівні підприємства в цілому, так і окремих його підрозділів;
• збираються дані про основні потоки вхідної та вихідної  інформації на підприємстві в межах структурних підрозділів;
• виявляються ролі користувачів інформаційної системи та збираються зразки  вхідної та вихідної інформації;
• описуються бізнес-процеси, які необхідно автоматизувати або реорганізувати перед автоматизацією;
• виявляються та фіксуються вимоги, що можуть вплинути на вибір програмного і технічного забезпечення майбутньої інформаційної системи;
• виявляються та фіксуються вимоги, що потребуватимуть доопрацювання типового програмного забезпечення в напрямку його адаптації до бізнес-процесів замовника.

Таке обстеження здійснюється без глибокого занурення, лишаючи задачі з проєктування і моделювання для подальших етапів розробки проєкту. Потрібно розуміти, що експрес-обстеження, в силу свого поверхневого характеру, може дати команді впровадження лише загальне уявлення про трудомісткість проєкту, а, відповідно, і надані на даному етапі оцінки вартості та строків проєкту, як правило, формулюються у вигляді вилки "від" і "до", з подальшим уточненням після завершення проєктування.

Зібрана в ході експрес-обстеження інформація узагальнюється у вигляді "Протоколу експрес-обстеження" довільної форми,  в якому, за результатами проведеного аналізу, обов'язково фіксується:

-  оптимальний перелік технологій, які будуть використані в процесі побудови автоматизованої інформаційної системи підприємства (платформи, конфігурації, механізми обміну між різними системами);

- наводиться перелік стратегічних й тактичних цілей і задач, які мають бути досягнуті в результаті автоматизації на рівні підприємства в розрізі окремих бізнес-процесів;

- здійснюється опис основних бізнес-процесів підприємства на момент впровадження у вигляді блок-схем;

- фіксуються узагальнені функціональні вимоги користувачів та бажаний стан бізнес-процесів після впровадження, як в короткостроковій, так і довгостроковій перспективі.

Протокол експрес-обстеження та підготовлений на його основі поетапний план впровадження виносяться на обговорення на розширену робочу групу  з обов'язковим залученням усіх відповідальних представників з команди впровадження зі сторони замовника. В ході обговорення  узгоджується плановий бюджет часу та орієнтовний бюджет проєкту. Результатом такого опрацювання також стає узгоджений сторонами поетапний план ("road map") впровадження.  

Для проведення експрес-обстеження бізнес-аналітиками використовуються наступні методи:

- Інтерв'ю. В ході бесіди з уповноваженими представниками клієнта здійснюється збір інформації про дійсний стан бізнес-процесів, проблеми та недоліки, притаманні існуючій на підприємстві інформаційні системі (слабкі місця в процесах збору, накопичення і обробки інформації), яких користувачі хотіли б позбутися в ході подальшої автоматизації.

- Моделювання. Передбачає побудову й опис  бізнес-процесів у вигляді блок-схем, схем документообігу тощо. При цьому на схемах можуть фіксуватись як існуючі елементи, так і елементи, які мають бути побудовані (трансформовані) в процесі автоматизації, якщо це необхідно для розуміння подальшого розвитку проєкту, і може в подальшому суттєво вплинути на архітектуру нової системи.

- Письмове опитування. В процесі такого опитування бізнес-аналітиками використовуються різного роду анкети і опитувальники, підготовлені завчасно, в процесі відповіді на які користувачі надають інформацію щодо поточного стану бізнес-процесів.

- Збір та аналіз нетипових первинних документів і звітних форм. Здійснюється збір вхідної та вихідної інформації по окремих бізнес-процесах і структурних одиницях підприємства. В ході збору визначається актуальність таких форм і доцільність їх перенесення в майбутню автоматизовану систему.

Таким чином, в ході експрес-обстеження командою впровадження набувається загальне уявлення про характер і масштаби робіт, які необхідно виконати. Експрес-обстеження не є завданням для розробки системи, оскільки не містить конкретних технічних рішень, за допомогою яких повинні бути вирішені ті чи інші задачі з впровадження, а радше є основою для подальшого проєктування.

Замовнику  варто пам'ятати, що оцінки, які даються за результатом експрес-обстеження, завжди і в усіх без винятку команд впровадження залежать від їх досвіду  і типовості проєкту впровадження. Вони в обов'язковому порядку  уточнюються  після підготовки повного комплекту проєктної документації. Це особливо важливо пам'ятати компаніям, які проводять тендери та надають перевагу командам впровадження, з огляду на оцінки, надані ними за результатами експрес-обстежень.

Для підготовки до експрес-обстеження представникам замовника необхідно:

1. Сформувати команду впровадження з числа найбільш досвідчених працівників (як правило по одному від структурних підрозділів) та призначити керівника проекту, відповідального за комунікацію в середині команди замовника із правом прийняття остаточного рішення.
2. Підготувати схему організаційної структури підприємства чи групи компаній. Представники робочої групи від замовника повинні бути готовими  детально розповісти про основні бізнес-процеси, учасниками яких є їх структурні підрозділи, із розкриттям змісту головних функцій основних груп персоналу таких підрозділів (менеджери, старші менеджери, комірники, завідувачі тощо).
3. Підготувати електронні скан-копії  вхідних та вихідних первинних документів, з якими працює структурний підрозділ,  або які використовуються в рамках бізнес-процесів. По кожному документу потрібно дати коментар який розкриває: хто (посада) складає документ, коли, для чого (для кого), кому(куди) і яким чином передає (видає).
4. Підготувати  електронні скан-копії звітів, які використовуються в підпорядкованому структурному підрозділі  або в рамках бізнес-процесів. Звіти необхідно попередньо очистити від конфіденційної інформації. По кожному звіту необхідно дати коментар, який розкриває: хто (посада) готує звіт, за якими даними і за які періоди, коли, для чого (для кого), кому(куди) і яким чином (авторозсилка, відправка) передає .
5. Бути готовим розповісти про проблемні (вузькі місця) в існуючих потоках руху інформації (чи є випадки коли документи/звіти не передаються, передаються невчасно, виправляються заднім числом, переробляються і.тд.). Надати інформацію в яких підсистемах і які саме автоматизовані процеси збільшують навантаження на персонал.
6. Розкрити бажаний стан за результатами автоматизації на поточну перспективу (дати відповідь на питання "Яким мінімальним вимогам має відповідати система, щоб Ви могли виконувати необхідні Вам функції?").
7. Розкрити бажаний стан за результатами автоматизації в стратегічній перспективі (дати відповідь на питання "Якою ви бачите систему за рік, три, п'ять?").