Cтосовно виконання вимог ДСТУ 4163:2020 при формуванні друкованих форм документів в рішеннях BAS

Богдан Кудрицький -

Все більше наших клієнтів звертаються до нас з питанням щодо виконання вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» при формуванні друкованих форм в середовищі програмних продуктів BAS.
Наведемо декілька найпоширеніших питань і надамо відповіді на них:

Коли вийде оновлення з друкованими формами актів, рахунків фактур і інших первинних бухгалтерських документів, приведених у відповідність до вимог  ДСТУ 4163:2020?

Звертаємо увагу, що дія ДСТУ 4163:2020 розповсюджується на

  • розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
  • інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі — юридична особа) незалежно від їхнього функціонально- цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Інформуємо, що в оновленнях, які були випущені для програмних продуктів, в жовтні цього року для:

  • BAS "ERP" - реліз 2.1.24;
  • BAS "Комплексне управлення підприємством" (КУП)  - реліз 2.1.24;
  • BAS "Бухгалтерія" (версій КОРП, ПРОФ) - реліз 2.1.16;

вже реалізовано вимоги ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення розпорядчих  документів, зокрема, для  кадрових документів, актів звірки взаєморозрахунків та довіреностей.
Водночас, щодо оформлення первинних бухгалтерських документів, то відповідно до Листа Міністерства фінансів України від 22.09.2021 р. № 41020-07/К-64/1/2109  при оформленні первинних бухгалтерських документів з метою ведення бухгалтерського обліку необхідно дотримуватись вимог, визначених  Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі - Положення 88)

Таким можна зробити висновок, що актуальні релізи зазначених вище програмних продуктів вже мають всі необхідні зміни для ведення бухгалтерського обліку.

Чи можемо ми замовити доробки актів та інших форм первинних бухгалтерських документів у відповідності до ДСТУ?

Пам'ятаємо, що згідно п.2.4   Положення 88, підприємство  може змінювати форму первинних бухгалтерських документів, за умови, що в документі залишаться такі обов'язкові реквізити:

  • найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ; назва документа (форми);
  • дата складання;
  • зміст та обсяг господарської операції;
  • одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках),
  • посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення,
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Таким чином, немає перешкод для модифікації друкованих форм первинного бухгалтерських документів під ваші потреби, в тому числі і для приведення їх у відповідність до вимог ДСТУ 4163:2020. Для того щоб замовити такі зміни, достатньо надіслати ваші побажання на адресу вказану в шапці нашого сайту і ми надамо Вам оцінку таких доробок, а наші програмісти в найкоротші терміни реалізують будь-яке ваше побажання.

Водночас, користувачам систем електронного  документообміну  (наприклад M.E.DOC, ФРЕДО ДокМен, тощо) які передбачають обмін файлами в форматі xml необхідно буде додатково подбати про те, щоб в системі провайдер документообміну додав відповідний новий шаблон в систему документообміну, створений під кожну таку нову форму зміненого первинного документу. Без цього є ризик, що внесені / змінені дані не будуть корректно відображатись  при документообміні. Для цього необхідно зв'язатись з службою підтримки вашої системи документообміну, і замовити створення власного шаблону первинного документу.

Що робити, якщо бухгалтери наших партнерів вимагають, щоб надані форми документів (актів, рахунків) відповідали ДСТУ?

Спробуйте переслати їм Листа Міністерства фінансів України від 22.09.2021 р. № 41020-07/К-64/1/2109.  і  нагадайте, що згідно абз. 3 (п.2.4) Положення 88  неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції. Таким чином, невиконання вимог ДСТУ, за умови виконання вимог Положення 88 не повинно створити будь-яких проблем в майбутньому.